%3
Dr. Menekşe Tarhan ÖZTOPRAK
Konu Başlıkları
 |
Sekreterlik Kavramı |
|
Sekreterliğin Tarihsel Gelişimi |
|
Sekreterlik Mesleği ve Nitelikleri |
|
Etkili İletişim ve Sekreterlik |
|
Kişisel ve Örgütsel İmaj Oluşturma |
|
Protokol Kuralları |
|
Büro Hizmetleri |
|
Telefonda Konuşma |
|
Toplantı Organizasyonları |
|
Seyahat Organizasyonları |
|
İÇİNDEKİLER
İçindekiler
Önsöz 5
Birinci Bölüm
SEKRETERLİK İLE İLGİLİ GENEL BİLGİLER
A. SEKRETERLİK KAVRAMI 15
1. Sekreterlik 15
2. Sekreterlik Mesleği 16
B. SEKRETERLİK MESLEĞİNİN İŞLEVİ 18
C. SEKRETERLİK MESLEĞİNİN ÖNEMİ 19
D. SEKRETERLİK MESLEĞİNİN GELİŞİMİ 21
1. Dünyada Sekreterlik 21
2. Türkiye’de Sekreterlik 22
E. SEKRETERLİK EĞİTİMİ 22
ÖZET 25
Bölüm Dipnotları 26
İkinci Bölüm
SEKRETERLİK TÜRLERİ VE ORGANİZASYONDAKİ YERİ
A. YÖNETİCİ SEKRETER 27
B. ÜST DÜZEY YÖNETİCİ SEKRETER 28
C. YÖNETİM KURULU SEKRETERİ 29
D. BÜRO HİZMETLERİ SEKRETERİ 30
E. TIP SEKRETERİ 31
F. HUKUK SEKRETERİ 31
G. TİCARET SEKRETERİ 32
H. MUHASEBE SEKRETERİ 32
I. FİNANSMAN SEKRETERİ 33
J. BASIN SEKRETERİ 33
K. TURİZM SEKRETERİ 33
L. TEKNİK SEKRETER 34
M. BÖLÜM (YÖNETİCİSİ) SEKRETERİ 34
N. ULUSLARARASI ORGANİZASYON SEKRETERİ 34
ÖZET 36
Bölüm Dipnotları 37
Üçüncü Bölüm
SEKRETERİN NİTELİKLERİ
A. KİŞİSEL NİTELİKLER 39
1. Dış Görünüş 39
1.1. Kıyafet 40
1.2. Uygun Makyaj 41
1.3. Temizlik ve Düzen 42
1.4. Oturuş, Ayakta Duruş, Yürüyüş 42
1.5. Jest ve Mimikler 43
1.6. Zarafet ve Estetik 43
2. Karakter ve Davranış 45
2.1. Güler Yüzlü Olma 45
2.2. Nezaket ve Görgü Kurallarına Uyma 46
2.3. Kendine Güven Duyma 47
2.4. Sorumluluk Sahibi Olma 48
2.5. Sabırlı ve Hoşgörülü Olma 48
2.6. Sempatik ve Ağırbaşlı Olma 49
2.7. Yaratıcı ve Yeniliklere Açık Olma 49
2.8. Başkalarını Dinleyebilme 49
2.9. İkna Edebilme 51
2.10. Sır Saklama 51
2.11. Empati Kurabilme 52
2.12. İyimser Olma 53
B. MESLEKİ NİTELİKLER 53
1. Türkçe’yi Kusursuz Konuşma 54
1.1. Konuşmada Dikkat Edilecek Hususlar 54
2. Yabancı Dil Bilme 55
3. Yazışma Yeteneği’ne Sahip Olma 56
4. Temsil Etme Becerisi 56
5. Dosyalama Tekniklerini Bilme 58
6. Protokol Kurallarını Bilme 58
7. Büro Otomasyonunu Bilme 59
8. İnisiyatif Sahibi Olma 60
9. Mesleğini Sevme 61
10. Eğitim 62
11. İş Hayatına Uyum Sağlama 62
12. Planlama ve Organize Etme 63
13. Karar Verme 63
14. Risk Alma 64
15. Güvenilir Olma 65
16. Zamanı Etkin Kullanma 65
17. İş ve Meslek Etiği 66
17.1. Ahlak ve Etik Kavramı 66
17.2. İş Etiği 68
17.3. Sekreterin İş Etiği 68
ÖRNEK OLAY 71
ÖZET 73
Bölüm Dipnotları 74
Dördüncü Bölüm
SEKRETERLİK HİZMETLERİ İÇİN GEREKLİ
BÜRO MAKİNA VE MALZEMELERİ
A. BÜRO MAKİNE VE MALZEMELERİNİN ÖNEMİ 77
B. BÜRO MAKİNELERİNİN FAYDALARI 77
C. BÜRO MAKİNELERİNİN SEÇİMİ 78
D. BÜRO MAKİNE VE MALZEMELERİ 79
1. Telefon 79
2. Faks Makineleri 80
3. Mekanik ve Elektronik Daktilolar 80
4. Bilgisayar 80
5. Telefon Rehberi 81
6. Diş İlişkiler Rehberi 81
D. DİĞER BÜRO MAKİNALARI 82
1. Hesap Makinaları 82
2. Çoğaltma Makinaları 82
3. Fotokopi Makinaları 82
4. Ses Kayıt Makinaları 82
5. Mikrofilm Makinaları 83
E. DİĞER BÜRO MALZEMELERİ 83
ÖZET 84
Bölüm Dipnotları 85
Beşinci Bölüm
SEKRETERİN GÖREVLERİ
A. ETKİN İLETİŞİM 87
1. Etkin İletişimin Önemi 88
2. Etkin İletişimin Temel Özellikleri 88
3. İletişimin İşlevleri 89
4. İletişim Süreci 91
5. İletişim Kanalları 94
5.1. Biçimsel İletişim Kanalları 94
5.2. Doğal İletişim Kanalları 96
6. Ektili İletişim Yöntemleri 96
6.1. Sekreterlikte Sözlü İletişim 96
6.2. Sekreterlikte Yazılı İletişim 97
6.3. Sekreterlikte Sözsüz İletişim (Beden Dili) 98
6.4. Sekreterlikte Elektronik İletişim 99
7. İletişim Araçları 99
B. KİŞİSEL VE ÖRGÜTSEL İMAJ OLUŞTURMA 100
1. İmajın Önemi 101
2. İmaj Çeşitleri 101
3. Kişisel İmaj Oluşturma 102
3.1. İlk İzlenim 103
3.1.1. Öncelikli Etki 103
3.1.2. Önyargılar 103
3.1.3. Görünüş 104
3.1.4. Mimikler 104
3.1.5. Konuşma Tarzı 105
3.1.6. Davranışlar 105
3.2. İletişim Becerisi 106
3.2.1. Sözlü İletişim Becerisi 106
3.2.2. Yazılı İletişim Becerisi 107
3.2.3. Sözsüz İletişim Becerisi 108
4. Örgütsel İmaj Oluşturma 108
4.1. Örgüt Ürünü 109
4.2. Örgütün Görünümü 110
4.3. Örgüt Kültürü 110
4.4. Örgüt İklimi 111
4.5. Örgütün İletişim Ağı 111
4.6. Örgütün Sosyal Sorumluluğu 111
C. PROTOKOL KURALLARI 112
1. Protokol Kavramı ve Önemi 113
2. Hitaplar 113
3. Tanıştırma, Selamlaşma ve Tokalaşma 114
4. Karşılama ve Uğurlama 116
5. Makamda Davranış Kuralları 116
6. Üstlerle İlişkiler 116
7. Resmi Konuşmalar ve Açılışlar 117
8. Bayramlar ve Bayram Törenleri 117
9. Resmi Telefon Konuşmaları 118
10. Kartvizit, Tebrik ve Mektuplar 118
11. Çiçek, Hediye ve Teşekkür Şekilleri 120
D. BÜRO HİZMETLERİ 121
1. Telefon Görüşmeleri 121
1.1. Telefon Kullanımında Zaman Seçimi 121
1.2. Telefon Konuşmalarında Dikkat Edilecek Hususlar 122
1.3. Telefona Cevap Verme 123
1.4. Telefon Mesajı Almak 123
1.5. Telefonla Aramak 124
2. Randevu Organizasyonları 125
2.1. Randevu Alma ve Verme 125
2.2. Randevu Tespitinde Dikkat Edilecek Hususlar 126
2.3. Kabul Edilen Randevuların İptali 126
3. Ziyaretçi Kabulleri 127
3.1. Ziyaretçileri Tanımak 128
3.2. Ziyaretçilerin Karşılanması 128
3.3. Ziyaretçileri Tanıtma 128
3.4. Ziyaretçilerin İsimlerinin Kaydedilmesi 129
4. Seyahat Organizasyonları 129
4.1. Seyahat Öncesi Hazırlık 130
4.2. Seyahat Programının Yapılması 130
4.3. Rezervasyon Yapma 130
4.4. Yurtdışı Seyahatlerine İlişkin İşlemler 131
4.4.1. Pasaport Alma İşlemleri 131
4.4.2. Vize İşlemleri 131
4.5. Seyahat Dosyasının Hazırlanması 132
E. TOPLANTI ORGANİZASYONU 132
1. Toplantı Planlaması 134
2. Toplantı Yeri Seçimi ve Tasarımı 135
3. Toplantı Türleri 136
3.1. Emir Toplantısı 136
3.2. İstişare Toplantısı 137
3.3. Koordinasyon Toplantısı 137
3.4. Heyet Toplantısı 137
3.5. Kurul Toplantısı 137
3.6. Pazarlık Toplantısı 137
4. Toplantı Düzenlemede Sekreterin Görevleri 138
5. Toplantıya Çağrı 139
6. Toplantı Salonunun Hazırlanmasında Sekreterin Rolü 140
7. Tutanaklar 141
8. Toplantının Değerlendirilmesi 141
F. DOSYALAMA 142
1. Dosyalamanın Amacı 142
2. Dosyalamanın Önemi 143
3. Dosyalamanın Özellikleri 143
4. Dosyalama Süreci 144
5. Dosya Tasnif Sistemleri 145
5.1. Alfabetik Dosya Tasnif Sistemi 146
5.2. Kronolojik Dosya Tasnif Sistemi 146
5.3. Coğrafi Esasa Göre Dosya Tasnif Sistemi 147
5.4. Numara Esasına Göre Dosya Tasnif Sistemi 147
5.4.1. Sıra Numaralı Dosya Tasnif Sistemi 147
5.4.2. Desimal (Ondalıklı) Dosya Tasnif Sistemi 147
5.5. Konu Esasına Göre Dosya Tasnif Sistemi 148
5.6. Karma Dosya Tasnif Sistemi 148
5.7. Sanal (Elektronik)Dosyalama Sistemi 149
ÖZET 150
Bölüm Dipnotları 152
Kaynakça 155
Kavramlar Dizini 159
|
|
